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¿Con cuánta anticipación organizar tus eventos?

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La anticipación a la hora de organizar eventos es un factor muy importante. La clave está en medirla correctamente teniendo en cuenta estación del año, invitados y objetivo del evento.

1- Tiempos claros

Los invitados pueden tener más o menos tiempo libre. Ese es un factor que no controlas. Las agendas suelen estar llenas siempre en el ámbito corporativo, por lo que una semana de anticipación jamás será suficiente. 

¿Qué tiempos manejar en las convocatorias?

  • Evento corporativo externo con clientes existentes para presentar un producto: Antelación mínima de 1 mes.
  • Evento corporativo con clientes y clientes potenciales. Antelación mínima de 1 mes y medio.
  • Evento corporativo con VIPs o representantes institucionales: Antelación mínima 3 meses.

La duración de los eventos también determina la anticipación con la que los organizamos y anunciamos. No se necesita la misma antelación para un afterwork de dos horas que para un evento de formaciones que dure tres días.

En este sentido vale destacar que un evento de varios días obligatoriamente exige un mínimo de un año de anticipación en su organización. Y este tiempo se extiende según aumente el número de invitados. 

2. Cuidado con la época

El mundo corporativo suele tener su primer incremento de actividad en junio, luego la baja de vacaciones y el auge en noviembre-diciembre con los eventos de navidades y final de año. 

Sea para entablar contactos como para afianzar los equipos y fidelizar a los empleados, celebrar en estas épocas forma parte de la estrategia de todas las empresas.

¿Qué ocurre entonces? Poca disponibilidad y urgencias de último momento.

3. El objetivo en eventos internos 

En el caso de los eventos internos -con tus empleados-, vale decir que todo mundo tiene planes a fin de año, por lo que una anticipación de entre cuatro y seis meses en la preparación y en la selección de la fecha dejará a todos contentos y al organizador más que tranquilo.

Con el objetivo de agradecer el trabajo del año, fidelizar a tu plantilla y celebrar elevando el employee engagement, una buena asistencia es fundamental.

¡Y el servicio también! Ten cuidado a la hora de elegir salones, masías o espacios para tu fiesta. El tiempo es oro en estos casos y para eventos anuales con más de 200 invitados, tener el sitio 10 meses antes es ideal.

Si tienes entre 50 y 200 empleados, un mínimo de cuatro meses es una buena pauta de anticipación. 

Lo mismo con la disponibilidad del catering y los distintos elementos de entretenimiento que quieras añadir. 

¿Ya estás planeando tu evento de Navidad?

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