Siempre que vayas a organizar un evento deberás contar con un documento donde se detalle punto a punto su planificación. En este documento o plan de acción se especificarán todas las actividades y tareas que se llevarán a cabo en el evento que se va a realizar, así como qué persona del equipo se encargará de cada una. En esta entrada os explicaremos cómo desarrollar tu event management plan y qué puntos debe tener éste.

Puntos del plan de acción para tu evento

Dependiendo del evento y de la organización, un event management plan puede variar mucho en su contenido. Aun así, aquí os dejamos unos puntos básicos con los que podéis contar al organizar vuestro plan de acción para vuestro evento.

¿Por qué quieres organizar el evento?

Para empezar, siempre tienes que tener un objetivo. ¿Quieres aumentar tus ventas? ¿darte a conocer entre tu público objetivo o entre los profesionales de tu área? ¿quieres fidelizar a tus trabajadores? ¿quieres atraer a 50 invitados o a 200? Si tu objetivo está claro, la planificación del evento no será tan difícil como puede parecer en un principio. Además, si defines objetivos que se puedan cuantificar, el equipo estará mucho más seguro de qué es lo que tiene que conseguir.

¿Cuál es tu presupuesto?

Cómo desarrollar tu event management plan

Tienes que saber de qué presupuesto dispones para realizar el evento para saber cuánto te puedes gastar en el alquiler del espacio, en el catering (puedes consultar propuestas en nuestra plataforma), en el personal, la decoración, la promoción y publicidad, el software… Siempre teniendo en cuenta que va a haber gastos adicionales imprevistos con los que no se han contado.

Para disponer de más presupuesto, siempre puedes intentar contar con sponsors que se ajusten a lo que quieres conseguir en el evento y a los valores de tu organización.

¿Quiénes van a ser los invitados?

Una vez conocido tu objetivo para el evento, piensa en quién quieres que sea tu target, cómo puedes llegar a él y haz que esté presente en tu evento. Los invitados pueden ser tus empleados, inversores, periodistas, personalidades conocidas, profesionales del ámbito, etc.

¿Dónde vas a celebrar tu evento?

Es importante que empieces lo antes posible a buscar el lugar donde quieres celebrar tu evento. Y cuanto antes lo reserves, mejor. Esto se debe a que, en el momento que empieces a promocionar el evento, ya tienes que saber qué día va a celebrarse y dónde. Cuando estés escogiendo el lugar, siempre ten en cuenta su accesibilidad, su aforo, si tiene parking y de qué equipamiento tecnológico y audiovisual dispone, entre otros factores. Elige el más adecuado a tus necesidades y ten en cuenta que, si tu presupuesto es limitado, siempre vas a poder organizar tu evento en tus oficinas si estas lo permiten.

Cómo desarrollar tu event management plan

¿Cómo vas a incorporar tu identidad visual?

Piensa en cómo vas a incorporar tus colores corporativos en el evento, si vas a diseñar un logo en especial, un nombre, un eslogan o si vas a producir diferente merchandising. Si incluyes tu identidad e incluyes tus valores en el evento, los invitados se sentirán familiarizados con la organización y con tu marca.

¿Cuál va a ser tu estrategia de marketing?

¿Cómo vas a promocionar tu evento para que tu target lo conozca y se interese por asistir? Publicita tu evento en tu propia página web, en tus perfiles de redes sociales, envía emails, notas de prensa a los medios de comunicación que te interese que lo cubran… ¡Haz que todo el mundo que quieras se entere!

Después del evento, no puedes olvidarte de agradecer a los invitados, sponsors, colaboradores y, en resumen, todos los que han participado en el evento de una forma u otra el haber estado ahí. Usa esos mismos canales para hacerlo.

¿Cómo va a estar organizado tu equipo?

Refleja bien en este documento que miembro o miembros del equipo se van a encargar de cada labor y quién va a ser el responsable de cada subcomité. En resumen, todos los puntos anteriores tienen que estar cubiertas por alguien responsable.

Si quieres saber algún consejo sobre cómo asignar roles en la organización de tu evento, ¡haz clic aquí!