En muchas ocasiones os hemos hablado de cuáles son los pasos que hay que seguir para planificar un evento. Pero nunca de cómo asignar roles en la organización de un evento. Y el equipo organizador al completo es una de las claves para que sea un evento exitoso o no.

Las tareas del organizador de eventos o event planner

El organizador de eventos o event planner es una persona que se encarga de planificar, diseñar y producir cualquier evento que se le encargue. En resumen, es la persona que se ocupa de definir cada acción y las sincroniza para conseguir llegar al objetivo propuesto al realizar el evento. 

Para organizar un evento se tiene que concretar su localización, su decoración, el catering, los proveedores, la lista de invitados, el plan de comunicación, los patrocinadores y se tiene que estar atento en todo momento para que todo salga como se espera.

De todas estas labores se encarga un equipo coordinado por el organizador de eventos, el cual tiene que tener habilidades organizativas y directivas, ser un buen comunicador, original, creativo y flexible. Y él o ella tendrá que tener la capacidad de analizar las tareas y saber cuál es mejor para cada miembro del equipo, contratar a las personas adecuadas, crear una visión común en el equipo y de evaluar el trabajo realizado.

¿Cómo asignar roles en la organización de un evento?

¿Cuáles son las labores de cada miembro del equipo?

Cada persona dentro del equipo de la organización del evento tiene que tener un rol con unos objetivos claros que conseguir. Y, cuando el equipo es muy grande porque el evento también lo es, será necesario que existan diferentes subequipos también liderados por alguien en cada sector.

Dentro de todos los equipos, tienen que existir, como mínimo, personas que se encarguen de lo siguiente:

  • La comunicación. Esta persona será la encargada de la redacción, planificación y envío de notas de prensa; de la comunicación en redes sociales; del contacto y convocatoria de los medios de comunicación; etc. 
  • La producción. Este miembro del equipo tendrá en cuenta qué elementos y material se necesitan para el correcto funcionamiento del evento. Se encargará del espacio, el sonido, las mesas, las pantallas, el sonido, etc.
  • El contenido. Esta persona se encargará de conseguir al presentador o presentadora del evento, a sus ponentes, speakers, animadores, patrocinadores, etc.

La mayoría de los profesionales que se encargan de estas funciones son profesionales del marketing, de los recursos humanos o de la publicidad.

Siempre pueden haber muchas más tareas, todo depende de lo grande que sea el evento y lo que éste solicite. Se tenga la carga de trabajo que se tenga, siempre va a ser muy importante cómo se gestiona el tiempo.

La importancia del trabajo en equipo

¿Cómo asignar roles en la organización de un evento?

Dentro de la organización de eventos uno de los factores más importantes es que todos los miembros del equipo tengan un vínculo, estén totalmente coordinados entre ellos y tengan iniciativa.

Esto puede conseguirse con una buena preparación siempre antes del evento, organizando reuniones periódicas para hablar sobre la planificación y las tareas que se están llevando a cabo, incentivando siempre una comunicación fluida entre todos.