¿Cómo afronta una office manager la nueva normalidad? ¿Qué ha significado la pandemia para el trabajo de office manager?

El coronavirus nos ha afectado a nivel personal y profesional y se ha vuelto un catalizador de cambios constante. Ha modificado rutinas, protocolos, plantillas y también los roles dentro de las empresas.

Si bien el home office ha permitido a muchos continuar las tareas con cierta semejanza, el rol del office manager ha sufrido un vuelco de 180 grados.

¿Cómo ser una office manager cuando el término ‘office’ ha desaparecido para muchos? La adaptación del trabajo de office manager ha sido tan rápido como suele ser la capacidad de resolución de sus profesionales.

Adaptación al teletrabajo

El primer desafío fue la adaptación de los trabajadores al trabajo en remoto. Este cambio debió implementarse de manera radical y en tiempo récord ante la instalación del estado de alarma.

Ordenadores, conexiones, plataformas de streaming, dietas y reuniones son solo algunos de los aspectos gestionados para que todos pudieran trabajar cómodamente desde casa.

La transición debió ser ágil en lo técnico, pero contemplar los tiempos de adaptación de los trabajadores tanto a nivel formativo como emocional, donde la office manager jugó y juega un papel fundamental.

Apoyo profesional y apoyo humano

La empatía es una virtud presente en toda office manager. Y tras la pandemia, la gestión de las expectativas, dudas y el bienestar se volvió un área sensible que cuidar.

¿Cómo asegurarse de que los empleados se sienten respaldados si no se tiene control sobre su entorno laboral? Mediante la escucha. Una tarea que la office manager ejercía en la oficina y que ahora realiza en remoto con encuestas o formularios que monitorizan la nueva oficina virtual.

La respuesta de las empresas a la crisis tendió a priorizar a las personas. Y este tipo de actitudes canalizadas en el rol de la office manager mantuvieron a los equipos conectados, positivos y respaldados. Tres aspectos fundamentales en la nueva normalidad.

Team buildings remotos

Pero el bienestar no tiene que ver solo con facilitar el trabajo en la oficina o en casa y flexibilizar horarios. Hay decenas de iniciativas que la empresa puede implementar sin requerir grandes inversiones gracias, justamente, a lo digital: plataformas de streaming, webinars o videoconferencias.

Eventos online, reuniones, clases de gimnasia, envíos de comida, canastas, sesiones de yoga o meditación y conciertos remotos son algunas de las iniciativas que distintas empresas han ido gestionando gracias al trabajo de office managers y encargados de eventos que buscaron no solo aplacar tensiones laborales, sino amenizar una época incierta.

El trabajo de la office en la gestión de la desescalada

Con el regreso paulatino a las oficinas que se vive por estos días, el trabajo de office manager también adquiere centralidad al tener que gestionar nuevos espacios, protocolos, proveedores y entornos laborales seguros.

A medida que las organizaciones se preparan para reabrir los lugares de trabajo, se deben además gestionar las expectativas y miedos de los empleados, ofreciendo garantías e información permanentemente sobre las condiciones higiénico-sanitarias.

Principales tareas en el regreso a la oficina

  • Colocar carteles con reglas y recomendaciones sobre higiene e instrucciones sobre qué hacer en caso de que un empleado sospeche de una infección.
  • Reducir la densidad de personal en un mismo espacio. Los empleados no deben exceder el 50% de la capacidad máxima de los ascensores y no deben trabajar en espacios de menos de 2,5 metros cuadrados cada uno.
  • Limitar intercambios de materiales y vínculos físicos con proveedores, entre empleados y con superficies.
  • Dotar la oficina de materiales de desinfección e indicaciones claras para reducir el riesgo de contaminación.
  • Reforzar rutinas de limpieza para reducir la probabilidad de supervivencia del virus y formar a los responsables de limpieza al respecto.
  • Desactivar la circulación de aire a través de sistemas de ventilación y desinfectar semanalmente los componentes que pueden representar una amenaza de infección.
  • Gestionar o desalentar el uso de espacios comunes de no contarse con el espacio suficiente.

Nuestro reconocimiento

A fin de cuentas, el trabajo de la office manager viene siendo intenso y fundamental durante la pandemia. En el inicio se centró en el traslado de la oficina a casa y ahora, en el esperado y paulatino retorno del trabajador a la oficina.

Una office manager no solo gestiona la oficina en sus instalaciones y facilidades, sino que tiene un rol fundamental en la imagen corporativa, las relaciones con proveedores y los recursos humanos. Es una pieza clave en toda organización.

Sea cual sea el ámbito, ¡merecen todos los aplausos! Han ayudado al personal a adaptarse tanto física como mentalmente al home office para aportar valor a la empresa. Y al mismo tiempo han sido vehículos para que la empresa aporte valor al trabajador y le motive en tiempos difíciles.

¿Conoces a alguna office manager que haya atravesado la pandemia de esta manera? Comparte con ella este post para celebrar su gran labor.