El apasionante mundo de los eventos híbridos avanza a pasos agigantados. La era COVID nos ha sumergido de lleno en este nuevo tipo de eventos, pero ¿qué hace que sean interesantes?

Los eventos cara a cara de los últimos tiempos fueron cada vez más sofisticados en su inclusión de datos, tecnología y públicos en remoto. El sector de los eventos inició un camino en este sentido previo a la era COVID, pero la nueva normalidad ha acelerado la fusión.

Por lo general lo tecnológico en sí han sido un anexo en los eventos. Se agregaba una vez que todo estaba atado para sorprender a los presentes o incluir a quienes no podían estar, pero en un marco netamente presencial.

Ahora, la realidad obliga a pensar de la manera opuesta. Se debe diseñar un evento en términos online y añadirle tantos toques de presencialidad como sea posible para reducir las distancias.

¿Qué es lo interesante al respecto? Que en términos de organización y marketing se abre un entorno nuevo de creación y diseño de experiencias donde las posibilidades son casi infinitas.

Eventos híbridos: nueva definición

La manera simple de definir los eventos híbridos es catalogarlos como una combinación entre el mundo físico y virtual. Esta combinación se hace efectiva mediante soluciones tecnológicas capaces de lograr que el evento tenga un mayor alcance e impacto.

El ejemplo común es un evento presencial con un aforo limitado de personas en un espacio físico y distribuido por internet para el resto.

Pero creemos que pensarlo así, limita y no nos adapta realmente a la nueva normalidad. ¿Por qué no pensar los eventos híbridos desde otra perspectiva? Con una base física (de ser necesaria), pero diseñados para lo virtual y complementados con la presencialidad pero de los asistentes en sus casas u oficinas.

¿Qué es lo fundamental para que un evento mantenga la esencia del cara a cara? La interacción y la conectividad. El engagement en un evento híbrido o virtual estará dado por cerrar la brecha entre lo digital y lo presencial, dando lugar a la interacción y al “sentirse parte”.

Emociones y empatía

Quien organice un evento híbrido o “virtualmente presencial” como nos gusta llamarlo, no debe olvidar la hospitalidad. Pese a lo impersonal de la pantalla, deben aplicarse dosis recargadas de empatía para compensar la ausencia de contacto.

Se debe considerar a la persona que estará sentada frente al ordenador o al móvil como si estuviera frente a nosotros. Y como un ser igualmente capaz de sentir emociones e interactuar a través de un dispositivo como lo haría in situ.

Eliminemos en nuestra mente la idea de que lo virtual es frío o no genera emociones. Los eventos híbridos no deben ser solo conferencias con un poco de público y PPT entrando en pantalla. Tienen potencial para ser mucho más.

Pensemos en cuántas veces o cuándo fue la última vez que lloramos en un evento en vivo versus cuándo fue la última vez que lloramos frente a una pantalla viendo un vídeo o película.

Es claro ¿verdad? Los eventos virtuales tienen la misma capacidad de emocionar, movilizar y captar la atención del público que el cara a cara. ¿Qué hace falta entonces? Creatividad.

Diseñar la experiencia

Se debe diseñar el evento pensando en las emociones, impresiones, conocimientos o motivaciones que se quieran transmitir. Luego de esto, se debe determinar a través de qué contenidos, herramientas e instancias de interacción se concretará ese objetivo.

Sea un town hall, una conferencia, una formación para empleados, la presentación de un producto o un evento de Navidad virtual, hay que quemarse las pestañas y cambiar el chip: se estará montando una experiencia y no un evento en antiguo sentido del término.

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Presentaciones, vídeos institucionales creativos, instancias de interacción, chats, preguntas a ponentes, música, micro clases, reconocimientos a empleados, obsequios o cestas que lleguen a la casa de los participantes, caterings individuales o menús entregados para compartir virtualmente… Son muchas las herramientas a las que apelar según el tipo de evento virtual o híbrido que se plantee.

Beneficios tangibles

A los beneficios en términos de engagement y de respuesta a la nueva normalidad, se suman otros beneficios implícitos para la empresa con este tipo de eventos que pueden justificar su implementación.

  • Mejoran el alcance: No todo el público podría haber asistido presencialmente al evento. A las restricciones de presupuesto de siempre ahora se suman las sanitarias. Lo online elimina las barreras y hace llegar el contenido a más personas.
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  • Mejoran el ROI: En caso de eventos externos, hay una mayor apertura a la compra de accesos virtuales con lo que se puede generar ingresos y además, el material de vídeo generado en el evento puede nutrir a posterior al departamento de Marketing en imágenes y contenidos y reducir con ello costos.

  • Mejora la recolección de datos: Es más sencillo realizar un seguimiento de la participación y conseguir información de contacto de los participantes en lo online que en lo presencial. Esto se convierte en un capital valioso para los organizadores y en una vía rápida de captación de leads.

De la teoría a la acción

Para no quedarnos en la teoría, es bueno ver ejemplos de empresas reales que están ya realizando este tipo de eventos híbridos con éxito.

Microsoft hizo virtual su conferencia anual para desarrolladores con un evento de dos días que contó con casi 600 sesiones sobre temas cómo la inclusión, la innovación y la productividad de equipos remotos.

A las conferencias sumó música en vivo y en remoto, clases de yoga guiadas y vídeos testimoniales de desarrolladores, quienes además pudieron interactuar entre ellos durante todo el evento tal como lo hubieran hecho asistiendo físicamente.

En Catevering nos actualizamos constantemente para estar al día con la nueva normalidad. Como proveedor global de gastronomía para empresas podemos ayudarte a llevar presencialidad y empatía al hogar, la nueva oficina o tu evento híbrido. Conoce nuestra Cantina Virtual o pídenos soluciones de catering adaptadas.