Hoy en día casi todos los eventos se han vuelto eventos tecnológicos. La distancia social y el teletrabajo obligan a trasladar eventos presenciales al digital y hace falta tener en cuenta ciertas cuestiones para que esto resulte exitoso.

No basta con utilizar Zoom o realizar un live de Instagram. Cada tipo de evento requiere planificación y requisitos técnicos distintos en función de sus asistentes, objetivos y tipo de empresa.

A continuación compartimos ciertas pautas para el desarrollo de estos nuevos eventos tecnológicos a fin de que resulten profesionales y se adapten a las circunstancias.

Elegir el formato del evento

Si bien no existe una fórmula para elegir el formato de un evento virtual, lo importante es escoger el que coincida mejor con los objetivos estratégicos de la empresa y con el público al que esta quiere dirigirse.

En ese sentido, los eventos tecnológicos y virtuales más frecuentes actualmente son:

Eventos internosEventos externos
MeetingsConferencias
Town hallsFerias comerciales
Reuniones y meetings de departamentosLanzamientos de productos
FormacionesReuniones comerciales
Eventos de NavidadCongresos

Todo tipo de evento digital requiere la misma o incluso una mayor planificación que uno presencial, dada la inseguridad que provoca un medio nuevo.

Se debe realizar una buena selección de fecha, escoger materiales, proveedores y al personal necesario en función del tipo de evento y a fin de contar con las garantías necesarias de que se desarrolle de manera correcta.

La importancia de la interactividad

Lo más importante es que el evento resulte interesante y atractivo para la audiencia. Y que esta sostenga su atención durante toda la experiencia. En este sentido hay que fomentar la interactividad a través de la simultaneidad.

Ambos aspectos van de la mano y se hacen visibles con la posibilidad de incluir preguntas, respuestas e intercambios en vivo. De ahí el beneficio de servicios de streaming o en directo y de olvidarse de una vez por todas de los aburridos vídeos grabados de antemano que no llaman al intercambio y no generan interés.

Eventos tecnológicos

Es importante que durante todo evento virtual los espectadores interactúen con los presentadores u oradores y entre sí mismos, a través de un chat, por ejemplo.

Del mismo modo, para minimizar los bloques largos y monótonos en este tipo de eventos tecnológicos, pueden ofrecerse múltiples opciones de visualización o distintos contenidos paralelos si el formato del evento lo admite.

También son importantes los descansos regulares entre sesiones para permitir a los asistentes alejarse de sus pantallas.

Eventos tecnológicos

Asegurar el mejor equipo

Se debe contar con los mejores dispositivos para capturar y transmitir el evento. Un equipo deficiente afectará la calidad y generar pérdidas de atención de la audiencia muy fácilmente.

Todo evento virtual exige una conexión a Internet de alta calidad. En tiempos de home office, es probable que los ponentes hablen desde casa. Esto es sinónimo de un WIFI compartido e incluso deficiente, por lo que hará falta un cable de conexión a la red para evitar caídas u oscilaciones de señal.

Eventos tecnológicos

Además, hay otros elementos de hardware claves para realizar el evento de la mejor manera. En este grupo entran:

  • Una cámara web de buena calidad.
  • Un móvil con cámara HD y un trípode para sostenerlo.
  • Micrófono de buena calidad.
  • Una buena iluminación.
  • Un ordenador con un procesador ágil previamente testeado para la ocasión.

Eventos tecnológicos con plataforma adecuada

Es importante escoger la plataforma de transmisión según las necesidades del evento y la audiencia.

Todo mundo tiene acceso a Facebook o Instagram Live, pero si se trata de un evento de empresa con 2.000 empleados, estas plataformas no serán adecuadas dadas las necesidades de privacidad y seguridad.

Por otro lado, muchas plataformas de eventos virtuales están diseñadas para pequeñas y medianas reuniones, por lo que producen dificultades al intentar entregar el evento en vivo a audiencias mayores.

La recomendación para evitar los problemas en este tipo de plataformas es contar con un proveedor que ofrezca un servicio profesional y una plataforma especialmente diseñada para el tipo de evento y el nivel de público planificado.

En caso de que se deba contar con una plataforma de uso común, para evitar los riesgos que implica es fundamental grabar las sesiones previamente a fin de tener un backup ante problemas transmisión.

Eventos tecnológicos

También debe pensarse en la generación de valor post evento tecnológico. Muchas plataformas de eventos online están diseñadas solo para transmitir y no para guardar lo presentado. En caso de eventos internos o formaciones, será importante grabar a fin de sumar el evento a los activos digitales de la empresa.

Facilitar el registro

Dado que la mayoría del público o empleados estarán asistiendo desde casa, habrá prioridades y distintos canales compitiendo por su atención. Ante esto y en caso de eventos de comunicación externa que impliquen registro, el sistema debe funcionar a la perfección.

Quien experimenta un problema en el registro, por lo general no regresa para un segundo intento, menos si es un evento de pago o si tiene más opciones.

En este sentido, las soluciones de eventos virtuales all in one suelen quedarse cortas a escala empresarial, por lo que es probable que se necesite un sistema de gestión de eventos profesional.  

Promocionar el evento

Todo evento, sea interno o externo, debe promocionarse y difundirse dejando claro a los asistentes exactamente qué se ofrecerá. 

Sea la difusión por email marketing, redes sociales o la intranet de la empresa, un sitio web anexo puede dar una idea más clara de qué esperar.

Además, habilitará el registro previo para adaptar los requisitos de hardware y software a los potenciales asistentes.

Planificar y ensayar

Cada parte del evento online debe estar planificada, descrita y ensayada. De lo contrario, los organizadores del evento no solo quedarán mal con la audiencia, sino con los ponentes en caso de haber errores o vacíos.

Los profesionales de marketing, recursos humanos y demás áreas involucradas deben dominar todas las áreas del evento digital, asignar roles y contar con la logística necesaria.

A nivel operativo, se debe hacer que los presentadores inicien sesión con anticipación y vuelvan a probar sus configuraciones para garantizar un buen desarrollo. Por último, se debe contar con un soporte técnico que los acompañe en el desarrollo del evento ante cualquier eventualidad.

La digitalización de eventos corporativos, ha llegado para quedarse. ¿Qué pasará con los eventos de fin de año? En Catevering ya estamos planeando cómo llevar la navidad a la casa de tus empleados.