Para Catevering, como plataforma digital de gastronomía global para empresas, el Office Manager es un puesto para la gestión del tiempo de los recursos y necesidades dentro de las empresas, y un perfil profesional clave que nos brinda la oportunidad de optimizar su trabajo y entregarle las mejores soluciones de eventos de las principales empresas del día.

El mundo de los negocios está en constante evolución y en los últimos años han comenzado a surgir puestos de trabajos que antes no existían o que tienen tareas más amplias y modernas que otros trabajos que ya conocemos.

El «Office Manager» es un rol que – sobre todo con los cambios que propició la pandemia – las labores en la oficina y asistencia de los empleados (tanto presencial como virtual), han traído para este perfil profesional como encargado de la oficina y responsable del bienestar de los empleados, un gran reto que afrontar.

Antes de adentrarnos en sus mejores prácticas y cómo podemos ayudarte a convertirte en el mejor office manager de todos, vamos a repasar para todos los visitantes de nuestro blog qué es un Office Manager y cuáles son sus responsabilidades dentro de una empresa.

¿Qué es un Office Manager?

En palabras precisas es el encargado de la oficina, y debe velar porque las necesidades operativas de los empleados estén cubiertas al mínimo detalle. En los negocios el tiempo es dinero, y justamente este perfil es quién busca optimizar recursos y tiempo para las necesidades auxiliares y operativas dentro de una oficina o empresa.

Tener o no tener un Office Manager, dependerá mucho de la gestión interna de las mismas dinámicas empresariales, las necesidades operativas que se deban cubrir por ejemplo, en empresas con gran cantidad de empleados, sus necesidades no serán las mismas que una pyme o empresa pequeña.

Funciones principales de un Office Manager

  • Recepción a clientes e invitados a las instalaciones.
  • Desarrollo de presupuestos y cronogramas.
  • Programación de citas y gestión de salas de reuniones o salas comunes.
  • Control del inventario y administración de suministros de la oficina.
  • Coordina tareas generales de todos los departamentos.
  • Planificación y envío de comunicados generales.
  • Planificación de eventos en dentro o fuera de la oficina, incluida la programación y organización de catering.
  • Gestión de las áreas de vending y coffee.
  • Organización de viajes de empresa o traslados.

Pueden existir ocasiones donde empresas combinan el puesto de Office Manager, con otros cargos como auxiliares o apoyo de responsabilidades administrativas.

  • Gestión de recepción y operativa de la centralita.
  • Gestión de la valija o correo interno.
  • Recepción y envío de paquetería.

¿Cómo rockear en tu puesto siguiendo estas mejores prácticas como Office Manager?

1. Organizador estelar y especialista en dar seguimientos

Aunque parezca obvio, la organización es uno de los factores más importantes si quieres tener éxito en el puesto. El perfil profesional puede llegar a ser tan versátil como abrumador por la cantidad de tareas y seguimiento.

Sin embargo, no solo se trata de organización, también se trata de ser suficientemente cuidadoso para asegurarse de que las tareas que está rastreando se realicen a tiempo y correctamente.

Utiliza herramientas como Google Calendar, blog de notas o la agenda tradicional para llevar el tracking de todas las acciones.

2. Conocimiento tecnológico para soluciones creativas

Sobre todo con el auge del nuevo modelo de trabajo híbrido, es prácticamente obligatorio tener conocimientos tecnológicos – más allá de las herramientas de comunicación básicas – para brindar soluciones digitales a las nuevas necesidades que vayan surgiendo en la dinámica del día a día.

Te compartimos una lista simple para que puedas proponer o poner e¿En práctica algunas de ellas:

  • Catevering: Plataforma digital de gestión de catering y eventos para empresas.
  • Factorial, Personio o Woffu: Gestión integral de Recursos Humanos.
  • Trello, ClickUp o Asana: Gestión de tareas diarias y organización entre equipos.
  • Canva: Gestión de diseños sin ser tener conocimientos como diseñador gráfico.
  • Colvin: Envío de arreglos florales a domicilio como detalle a tus clientes y empleados.
  • TravelPerk: Herramienta para la gestión de viajes de negocios para empresas.

3. Sé un gran comunicador

Ser un gran comunicador no solo se trata de dar grandes discursos o tener la capacidad de hablar frente a las multitudes sin ponerse nervioso. Las habilidades comunicativas parten de ser un buen oyente, tomar pausas cuando es necesarias y saber elegir las palabras adecuadas para expresarte con los empleados de tu empresa.

En varias oportunidades no solo existirá la posibilidad de tratar con empleados, también existe el abanico de relaciones profesionales con proveedores, clientes y público en general. Ten seguridad en tu comunicación, y lidera cada ámbito empresarial donde te desarrolles.

4. Inteligencia emocional

Tratar con todo el personal de una empresa significa poder entender y gestionar correctamente un montón de personalidades diferentes, algunas más desafiantes que otras. Y como responsable de la oficina, es necesario poder lidiar con todos ellos.

Tener la cabeza nivelada y mantener la compostura frente a la presión es un atributo necesario, incluso cuando se tienen claros.

5. Planifica eventos como un profesional

Como hemos ido explicando, un Office Manager debe tener muchas habilidades para la organización, uno de las mejores habilidades será la previsión y planificación para organizar algunos eventos como: pequeñas reuniones para junta directiva, afterworks, comidas de la empresa, aniversario, etc.

Mira nuestro artículo donde calendarizamos las mejores fechas del este 2022 que debes tomar en cuenta para organizar tus eventos temáticos.

¿Por qué Catevering se convertirá tu aliado a partir de este momento?

Catevering, es la nueva forma de reservar y contratar caterings corporativos de manera 100% online ya sea para eventos y reuniones, presenciales o virtuales, como para los menús diarios de los empleados.

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