La organización de eventos es una tarea mucho más complicada de lo que parece. Contar con imprevistos, no salirse del presupuesto disponible o que todos los invitados salgan con una buena experiencia son sólo algunas de las preocupaciones con las que el organizador debe contar. Por eso, aquí te dejamos algunos tips para organizar mejor tus eventos.

No olvides tu presupuesto y ten siempre un plan B

Tips para organizar mejor tus eventos

Dependiendo del tipo de evento que quieras organizar y el número de personas al que quieras invitar, deberás disponer de un presupuesto más o menos elevado.

Si para una buena administración es necesario recurrir a asesoramiento externo, no hay ningún problema. Siempre es bueno delegar responsabilidades en otros si sientes que no vais a poder abarcar todas desde vuestro equipo. De esta manera, estará todo más controlado y habrá menos posibilidades de que algo vaya mal durante el evento.

Para que esto no ocurra, siempre es buena idea contar con un plan B por si el A resulta fallar inesperadamente.

Haz llegar tu mensaje al público objetivo asistente desde antes del evento

Para poder hacer llegar tu mensaje al público que deseas, tienes que conseguir crear contenidos corporativos adaptados a ese público. Ese público objetivo puede ser interno o externo, dependiendo del evento. De esta manera se puede conseguir mejorar la imagen de la organización hacia al exterior y la cohesión interna de los empleados.

Hay que tener en cuenta que esta estrategia de comunicación puede hacer que el día del evento el networking vaya mejor o peor. Al igual que la actitud interna de los empleados en sus labores de trabajo. En general, un evento aumenta la motivación en el puesto de trabajo y fomenta las relaciones interpersonales.

Crea experiencias para los asistentes

Para llamar la atención de los asistentes, un punto clave es organizar una experiencia que no vayan a olvidar fácilmente. La originalidad y la interacción en la organización de eventos es un punto clave para ello.

Hoy en día, tenemos un montón de recursos al alcance de cualquiera para que esto pueda ser así. La tecnología integrada en los eventos es uno de los puntos clave para crear experiencias: realidad virtual, material audiovisual, tabletas… Todos estos elementos pueden hacer que tu evento destaque.

Otra forma de llamar la atención de los asistentes puede ser contando con buenos presentadores del evento o ponentes e incluso humoristas y actores que hagan algún espectáculo o sketch.

Cuida a los invitados

Los invitados de un evento van a tener que estar siempre bien atendidos, sobre todo por el organizador. Por este motivo, la persona encargada de organizar el evento deberá estar pendiente durante la jornada de recibirles y hablar con ellos para que todos se vayan con la sensación de haber sido cuidados.

Otro acto que puede incrementar el sentimiento de cuidado es repartir algún detalle entre los asistentes y tener muy en cuenta que el evento sea accesible para cualquier persona (personas con discapacidad funcional, con problemas auditivos o visuales, etc.). Al igual que en el catering, donde se deberán tener presentes si tienen alguna intolerancia o alergia.

La comida es otro punto fuerte que puede hacer que los invitados salgan contentos del evento. Si el catering es bueno, se hablará de él. Y… ¿qué mejor que incluir la imagen corporativa en los alimentos? En Catevering os ofrecemos varias opciones de pastelería corporativa (Wannacake, KeMagdalenas, HomeChef, Baci d’Angelo o No son Magdalenas son Cupcakes son algunos de los ejemplos) para que podáis incluir vuestra imagen en los mejores dulces.

Y, por último, nunca dejes de lado la decoración en tu evento. Haz que tus invitados sientan que son más parte de la compañía que nunca.